Makigami – metoden til at gøre det ukendte kendt for procesforbedring

Anslået læsetid: 28 Minutter

Den tidligere amerikanske forsvarsminister Donald Rumsfeld sagde engang, at der er ting, vi ved, vi ved (“known knowns”), ting, vi ved, vi ikke ved (“known unknowns”) og ting, vi ikke ved, vi ikke ved (“unknown unknowns”). Det er sidstnævnte tilstand af uvidenhed, der er den mest problematiske, sagde han. Dette gælder lige så meget på den udenrigspolitiske arena som det er for forretningsprocesstyring. Makigami-analyse afhjælper dette.

Leder du efter noget andet? Se disse relaterede links:

• Makigami – japansk metode til procesforbedring

Det lyder som et drømmende filosofisk spørgsmål: Kan du foretage betydelige forbedringer af dine forretningsprocesser, hvis du ikke ved, hvad der forårsager problemet, eller hvor der præcist kan foretages forbedringer? Sandsynligvis ikke. Og der er absolut ingen chance, hvis du ikke ved, at du har et problem eller kunne foretage forbedringer i første omgang.

Det er derfor, kortlægning af forretningsprocesser og værdistrømsanalyse er så vigtigt. De hjælper dig med at se, hvor tingene går galt, eller hvor de kan forbedres. Der er en række systemer eller metoder til at hjælpe dig med at opnå dette, og en af de bedste – især når dit produkt er information snarere end en ting – er kunsten at Makigami.

Træd ind i ninjaerne

Makigami er ikke det samme som origami, men sjovt nok er de begge japanske ord, der deler en lignende betydning. Origami betyder foldepapir, og makigami betyder en rulle papir. Makigami er også et navn for de missionsscripts, der blev givet til ninjaer i middelalderens Japan. Tænk på makigami som proceskortlægning for ninjaer.

Så hvad er Makigami?

Makigami bruger et langt stykke brunt papir til at skabe et meget struktureret proceskort. Kortet visualiserer, analyserer og kommunikerer enhver forretningsproces (Tonkin, L.A.P, s. 44) fra starten til slutningen af en produktions- eller serviceproces. RVMN Associates skriver i deres præsentation, at papirsystemet er opdelt i fire områder:

1. Aktiviteter udført af forskellige parter
2. Dokumenter/medier, der anvendes i kommunikation
3. Tidsanalyse
4. Identificerede problemer

Makigami deler nogle ligheder med LEAN værdistrømsanalyse, men er ideel til brug i servicebranchen og kontormiljøer. Den identificerer hidtil usynlige delaktiviteter, der kan gå mange niveauer ned. Dette afslører områder til forbedring eller eliminering og giver virksomheder mulighed for at designe de allerbedste processer.

“Dyrk vanen med at tænke på din virksomhed i form af processer, ikke produkter.”

W. Edwards Deming

Vicedirektør for Confederation of Indian Industry Jayashree Das skrev om de primære mål for Makigami-analysen:

• Forstå den eksisterende proces
• Identificer så mange delprocesser som muligt i processen
• Se efter omfanget af forbedringer i hver af delprocesserne
• Identificer og handl på tabene for at udvikle en yderst effektiv proces

Et Makigami-eksempel og fem særlige funktioner

#1 Papir og blyanter

For det første bruger den traditionelle Makigami-kortlægningsmetode papir, blyanter og farver til at visualisere, analysere og kommunikere forretningsprocesser. Der er berømte eksempler på makigami-kort, der dækker hele vægge og forbedres i mere end 10 år. Denne måde at gøre tingene på gør processer mere konkrete og gør det muligt at udskifte eller fjerne stykker og dele. Når du er færdig med det, kan du rulle det sammen og gemme det, indtil du er klar til næste analyserunde. Et Makigami-kort dækker fem emner:

• Aktiviteter udført af alle involverede parter
• Dokumenter/medier, der anvendes i kommunikation
• Kommunikationslinjer
• Tidsanalyse
• Identificerede problemer

#2 Lader dig se det usynlige

Makigami proceskortlægning er for organisationer, hvis produkt ikke er fysisk. Når dette er tilfældet, er tabet mere, end når produktet er en håndgribelig ting. Makigami sigter mod at afsløre disse usete og ukendte tab. Dette er de 7 dødbringende tab (eller 7 affald):

1. Fejl
2. Venter
3. Kontrol/prøvning
4. Omarbejde
5. Lager – Overproduktion
6. Overbehandling
7. Transport – bevægelse

“Det er specielt velegnet til kontormiljøer, hvor produkter ikke er synlige eller håndgribelige, og hvor informationsstrømmen involverer ventetid, overdragelser og overførsler” (Tonkin, L.A.P, 2009, s. 44).

#3 Registrering af ikke-værdi

Som med LEAN er hovedformålet med Makigami-kortlægning at identificere ikke-værdiskabende aktiviteter i dine processer og eliminere dem. Gennemløbstid og overdragelser er typiske ting, Makigami søger at identificere og eliminere, når de bremser processen og resulterer i spild. Så nu kan du fjerne ikke-værdiskabende aktiviteter, hvilket giver dig mere tid til at fokusere på værdiskabende aktiviteter.

#4 Enkel kortlægning af svømmebaner

Men i modsætning til LEAN-tilgangen bruger Makigami-mapping enkle, hybride swimlanes, der er relateret til funktion, til at illustrere forskellige processer. Sammen med dette inkluderer det relaterede dokumenter eller medier for at gøre parallelle processer mere synlige. “Yderligere detaljer inkluderer typen af informationsstrøm og informationsteknologisystemerne, tidsanalysen og spild- og problemidentifikation” (Lynch, D.P, 2014, s. 2).

Som en sidebemærkning skal jeg nævne, at det er præcis sådan, vi griber vores proceskortlægning i Gluu-platformen an: Simpel kortlægning af aktiviteter til funktioner eller roller. Få mere at vide om, hvordan du opretter enkle procestilknytninger.

#5 Standardisering

Endelig søger Makigami tilbagevendende processer for at standardisere for maksimal effektivitet. Der er ingen mening i at gøre det samme på en anden måde, hver gang eller når en ny person overtager en rolle. For at minimere spild, reducere risiko og fejl er det bedre at analysere dine processer og finde den mest effektive måde at udføre dem på og gøre det til standarden.

På samme måde giver Gluu platformen dig mulighed for at genbruge processer – og aktiviteter inden for processer – ved at tilføje dem som bokse (links) i andre processer. På denne måde kan du nemt standardisere og dele arbejdsaktiviteter på tværs.

Eksempel på Gluu-funktioner, der hjælper med procesforbedring

Opdag, hvordan Gluus kraftfulde funktioner kan strømline dine procesforbedringer. Med Gluu kan du nemt modellere processer, oprette standardprocedurer (SOP’er), administrere arbejdsinstruktioner, tildele roller, håndtere dokumenter, spore opgaver og lette kommunikation om ændringer. Oplev effektiv procesforbedring med Gluu.

Genbrug processer og aktiviteter

Enhver proces eller aktivitet kan føjes til andre processer for nem forbindelse.

Gør instruktioner til genanvendelige komponenter

Markér en indholdsmarkering for at gøre den til en komponent, der kan genbruges af andre.

Se flere funktioner til procesforbedring

Sådan gør du Makigami

Der er fire nøgleprincipper, der understøtter Makigami-filosofien. Når du holder disse i tankerne, skal du sikre, at når du laver din Makigami-analyse og identificerer problemer, affald eller områder, der skal forbedres, at de løsninger, du udvikler, virkelig forbedrer tingene. Nogle gange er de løsninger, vi opfinder, mere problematiske end de problemer, de forsøgte at løse.

• Jo mere gennemløbstiden minimeres, jo flere problemer minimeres.
• Fejl er muligheder for forbedring; De er tilladt en gang, aldrig to gange.
• Enhver “forbedring”, der tilføjer kompleksitet, er ikke en forbedring.
• Tilføjelse af investering, teknologi, plads, ressourcer eller mennesker er ikke nødvendigvis en forbedring.

Ifølge Makigami.info tager det mellem tre og 10 dage at lave en Makigami-analyse. Den mest tidskrævende del er overgangen til at implementere den nye proces, du har udviklet. Det anbefales at bruge en dygtig facilitator til at guide Makigami-analysen.

Realistisk set kan kun meget få kritiske processer retfærdiggøre denne form for opmærksomhed fra nøglemedarbejdere. Hvor ofte kan du få folk væk fra stedet i 10 dage for at løse et problem? Med Gluu leverer vi et værktøj, der gør det muligt at udføre dette arbejde på tværs af tid og rum, mens mennesker arbejder med processen for alvor. Ofte er virkelige arbejdssituationer, hvor indsigter og ideer kommer ud. Det er fordelen ved at arbejde med procesforbedringer hver dag og ikke kun på workshops.

Makigami bringes ind i den digitale tidsalder

Problemet med Makigami er, at det ikke er tilgængeligt. Et stort papirkort er svært at dele, især når du ønsker at forbedre det gradvist med samarbejde. Dette kan, men ikke altid, resultere i en top-down-proces. Den gode nyhed er, at teknologien har bragt Makigami’s principper og metoder ind i et praktisk skybaseret værktøj: Gluu-platformen.

• Du kan lave dine svømmebaner, så længe du vil
• Et vilkårligt antal personer kan samarbejde om et fælles svømmebanediagram
• Du kan kommentere hver aktivitet, og kolleger kan sige, om de er enige eller uenige med et enkelt klik.
• Du kan registrere problemer inde i dine systemer og tilføje disse optagelser til de relevante aktiviteter i Gluu (noget der er ret svært at gøre med brunt papir).

Kombinerer det bedste fra begge verdener

Så hvordan får vi det bedste ud af den fysiske og den digitale verden? Her er vores udfordring:

Trin 1:

Saml dit team og hold en halvdags workshop for at kortlægge en proces, mens du er placeret i Gluu. Du kan enten gøre det direkte i Gluu via en projektor eller med brunt papir, som nogen tilføjer til Gluu bagefter.

Trin 2:

Derefter går alle tilbage til deres daglige arbejde og bruger lidt tid på at tilføje ideer og problemer til de relevante aktiviteter i din proces.

Trin 3:

Efter et stykke tid kan teamet mødes i endnu en workshop for at analysere alle ideer og problemer og foretage forbedringer ved hjælp af Makigami-metoden.

En stor fordel ved dette er, at både ekstrovert og introvert vil finde måder at bidrage på sine egne betingelser. Dette er overraskende vigtigt. Ofte er den, der taler højest i en workshop, ikke den, der har den største indsigt. Husk, at ninjaer er tavse og snigende, men også dødbringende effektive!

Jeg håber, du har nydt dette overblik og eksempel på Makigami. Hvis ja, så del venligst, så andre også kan drage fordel …

Konklusioner

Artiklen fremhæver vigtigheden af Makigami-analyse som et værdifuldt værktøj til procesforbedring i virksomhedsledelse. Det understreger behovet for at visualisere og kortlægge forretningsprocesser, især i informationscentrerede industrier, for at identificere ineffektivitet og optimere arbejdsgange. Introduktionen af Gluu-platformen som en digital løsning demonstrerer Makigamis udvikling ind i den digitale tidsalder, hvilket giver mulighed for mere tilgængelig og samarbejdsbaseret procesforbedring. Samlet set er Makigami stadig en relevant og effektiv tilgang til at forbedre forretningsprocesser i nutidens dynamiske og konkurrenceprægede miljø.

Ofte stillede spørgsmål

Denne artikel blev første gang udgivet 14. august 2017. Den blev revideret den 26. september 2022.